Access 是 Microsoft Office 所推出的辦公室軟體之一,能夠迅速而正確地處理龐大的資料庫;如果想提升工作業務上的效率,便可藉由 Access 應用參考書的幫助,自行學習 Query、VBA 等功能。但是實際來到書店,不難發現相關的書本為數眾多,內容也各有所異,令人不知該選擇哪一本才好。
有鑒於此,本次便將說明 Access 應用參考書的選購要點,並以排行榜的形式推薦目前最具人氣的書本,其中包含了概念完整的《Access 2019 資料庫系統概論與實務》、《精彩 Access 2016 全方位應用》、《資料庫系統管理與實作- Access+Excel 商務應用》等等,不管是初學者或是中階、高階的學習者,都可參考文中的內容,找到最符合自己程度與用途的參考書,讓工作更有效率。
傳播學系畢業,因對吉卜力工作室的熱愛而決定前往日本,目前東京生活邁入第5年。加入 mybest 後擔任編輯職位,對於遊戲、電影、美妝、日常用品等皆有興趣及研究熱忱,希望能透過對自身的鞭策將最值得信賴的資訊傳遞給讀者。
排行榜中所推薦的商品及服務,皆由編輯部依據PTT、Dcard等論壇評價及官方資訊進行排名。(2023-01-16更新)
首先將介紹 Access 應用參考書的挑選方式,讓消費者可作為實際購買前的有力參考。
購買書本之前,最重要的事情莫過於確認所使用(或預計使用)的 Access 版本;雖然每個版本的使用方式大致相同,但或多或少還是存在著些微的差異,故即使最新版為2019年版,但若是為了在公司使用 Access 2010、2013等舊版的軟體,仍應選擇相符的參考書。
每一本 Access應用參考書的內容都不盡相同,以下便將針對學習者的程度及用途來說明挑選方式。
Access 是能夠組成簡易資料庫的應用程式,但對於從未接觸過資料庫的人來說,可能難以理解或想像其功能;因此初學者應尋找內容包含「資料庫究竟是為了進行什麼工作」等概要、以及「其中包含什麼專業術語」等介紹的參考書,先從基礎中的基礎開始學習。只要立下了資料庫的基礎,未來在使用 Access 以外的軟體時也將有所助益。
不僅限於 Access 當中,凡是要自資料庫中叫出資料時,都須使用被稱作 Query 的指令,因此編寫 Query 的技能極其重要,可謂是將資料庫運用自如的關鍵;針對已經掌握 Access 基本概念的中階學習者,便能開始挑選著眼於 Query 的參考書。
若是 Excel 足以管理的份量,只需以「Ctrl+F」來尋找想要的資料即可;但資料庫則是為了有效處理大量的數據而存在,故在 Access 中無法如此簡單地操作,因而需要仔細學習 Query 的功能。
如果任職於規模較小的公司,極有可能被交付建構、維護資料庫的工作;在這樣的狀況下,便需要參考更加高階的參考書;若想提升自己的技能,不妨選擇提及設計資料庫、Windows Server 知識的文章。
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本書的作者身為 Microsoft 的合作夥伴,至今已連續16年擔任公認的全球最有價值專家,並受聘為眾多大學與企業講師;該著作的概念更是獨樹一幟,不僅看重實際的演練操作,亦著眼於資料庫理論的驗證,藉此打造正確無誤的觀念,讓學習過程與管理運用都能事半功倍。
更甚,此書隨贈的範例檔案極為多元,包含了 Access 巨集、VBA 簡介以及指令摘要的電子書可供下載,藉由解說與實戰雙管齊下,全面性地磨練技能。
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除了 Access 的初學者之外,許多已學習一段時間的使用者、甚至電腦程式老手,都常會一時遺忘某些部分的操作方式;此時便可參考這本教學書,其每個單元都針對實際介面的功能設計而成,例如郵寄標籤、建立明信片、欄位屬性設定等等,讓讀者能夠迅速找到解答。
不僅如此,為了能夠將資料庫靈活應用,書中更包含了各種列印的方法,以及與其他軟體的整合、匯入與匯出,此點實屬難得。
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經緯文化出版了一系列的電腦程式設計寶典,而此本即為最新發行的 Access 教學書;其針對初學程度的使用者規劃了完整的課程,期盼能在閱讀完後立即運用於實務操作上,很適合想迅速上手、或是因工作需求而有時效性壓力的人。
再者,其每個單元都提出了模擬的範例,讓讀者彷彿身處於實體課程當中,能夠清楚而踏實地學習各種新增、刪除、修改、查詢等功能,而不會只停留於理論而不會運用。
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若偏好循序漸進的流暢教學,而非分門別類的瑣碎單元,便建議選擇這本參考書;其中分為簡潔的18個章節,採用步驟式的指導方法,並針對每個主題都展示出執行前以及執行後的對比,且與絕大多數的工具書有所不同,其圖解以彩色標註加以呈現,不但便於讀者閱讀、分辨,也讓學習過程不過於枯索乏味,即便是第一次接觸 Access 也能持續自學,進而提升理解與應用的能力。
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如果想要完全掌握 Access 的操作,就必須更加熟悉巨集的運用方式,其為一種批量處理的統稱,可根據固定的規則來替換表中內容;而此書便採用了一整個單元來介紹此功能,讓使用者不必苦惱於編寫程式碼,便能夠直接完成絕大部分的資料管理作業;且書中用語淺顯易懂,在指導時會直接以電腦畫面上的「查詢」、「檢視」等按鍵名稱來說明,以利讀者直覺式地迅速理解。
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對於剛開始學習 Acess 的人而言,難免感到資料數據的種類過於繁雜而難以分析;此書便在一開始就將文字、數字、時間、超連結、物件等等仔細分類,並統整為清晰的表格,讓讀者一翻開章節即可一目了然,不僅利於後續各別的延伸學習,屆時亦可隨時往回查閱。然而,美中不足的是本書並無光碟附錄或是線上下載的補充資訊,有需要者得另行於其他網站搜尋實作範例檔。
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無論是在公司中擔任會計、或是自行經營買賣事業,都可參考這本著重於財務管理的 Access 教學書;其從整合資料庫開始解釋,經過建立、開發基本程式,直至高階的運用應有盡有,其後更附上以 Microsoft Visio 建立的作業設計流程檔案,盼使用者能夠相互融會貫通;但實作程式碼及物件範例的附件部分,則需自行寄回隨書回函才可索取,此點令人感到稍嫌不便。
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在電腦的領域當中,精靈意指以對話的型態來引導使用者的功能,類似於現今常見的線上 AI 客服;而考量到許多人並不熟悉 Access 中的表單精靈,本書便特別對此加以介紹,說明如何透過最簡單直白的方式,讓初學者也能一步一步進行操作,如此在熟悉之後方能獨自運用自如,並對工作上的進貨、銷貨等庫存管理有所助益。唯獨此書頁數較為單薄,內容恐不如其他選擇豐富。
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博碩文化在台成立已近30年,一直以來都致力於電腦軟體的訓練,故對於業界實用的 Access 亦有所涉略,消費者可在購買書本後至官方網站下載範例檔案、或是加入會員使用教育雲、數位學院等諸多功能,實屬別出心裁的出版業者。且該參考書結合了商務領域中常會與 Access 相提並論的 Excel,以便同時掌握兩項關鍵技能;但相對地便較不適合單純只想學習 Access 的人。
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一般大眾多未曾有過 Access 的使用經驗,若想先在家自學,就很適合從這本參考書開始著手;其一開始便展示出資料庫的實際範例,讓讀者以最直接的方式認識系統,再按部就班地延伸至每一個物件及功能,如同手把手一般教導,並搭配大量的圖表解說,最後以美化與加密作為結尾,形成完整流暢的學習過程。可惜其適用版本較老舊,且附贈的教學光碟為畫質稍差的 VCD。
閱讀完前文以及人氣排行榜之後,許多人可能對於 Access 應用參考書仍抱有些許疑問;以下便統整出最常遇到的問題,為消費者先行解惑。
如欲透過大量的範例或是影片來加強理解,便建議挑選提供附錄的參考書;而目前市面上有些為光碟形式,有些則可有 QR Code 供讀者自行上網下載或觀看,大家可選擇自己偏好的類型。
如同前文所述,消費者應依據自己使用的 Access 來選擇參考書,若是版本相符則無須太過拘泥於出版日期。
雖然頁數充足的參考書內容較多,但對於初學者來說恐會造成壓力,故大家可先思考自己的用途,選擇符合需求的書本即可。另外,Excel 也常被拿來與 Access 比較,工作時有時也會碰到需將 Excel 匯入 Access 資料庫的情況,因此建議對 Excel 尚不熟悉的人,可挑選以其為主題或兼具說明兩種軟體的參考書著手。
針對 Access 的學習者,建議可將考取認證作為目標;Microsoft 所推動的「MOS(Microsoft Office Specialist)」即是與 Access 有關的認證,具有相當程度的實用性。由於隨時都能至台灣地區的官方網站進行應考預約,忙碌的人亦可參考時程加以安排。
以上便是本次的 Access 應用參考書介紹,大家是否對於各式各樣的書本感到印象深刻呢?無論是想加強工作效率、提升自身技能,或是以考取證照、爭取加薪視為目標,都能將本文作為有力的參考,藉由一本最合適的教學指南來自學,即使沒有老師指導、無須報名補習班也能順利掌握技巧。
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