處理會計事務,除了聘請專業的會計公司,一般中小企業較常使用的就是會計軟體。購入軟體安裝到電腦上後就可以使用,還有可連結到網路系統的雲端類型也是近年很受歡迎的種類。每款所包含的功能不盡相同,且適用的行業種類、員工人數也各自相異,想必讓很多人在選擇時感到煩惱。
因此本⽂將說明選購商品時應注意的要點,比較每款產品的特徵,並以排名方式同時推薦金梅、雲太、元欣、鉅盛等科技公司推出的軟體。在文末還統整了常見疑問,無論是公司行號的會計、中小企業老闆,甚至是獨立接案的工作者,都歡迎參考本文的介紹及推薦。
曾任家電3C賣場專員,現任遊戲實況主。蒼詠從大學時期組裝了第一台電腦以後就對3C產品有著極大的興趣與熱情,閒暇之餘也常上網關注各類科技產品的最新訊息。 2014年組了一台效能不錯的電腦後,實現了大學以來實況夢想,除了開台玩遊戲以外也會分享一些3C商品開箱在部落格或 Youtube 上,喜歡冷門或性價比極高的物件,立志從實用面讓對這些商品有興趣的人們都能得到有用的資訊,並運用自身的文字專長讓讀者可以透過深入淺出的敘述了解每樣商品的特色及優缺點。
排行榜中所推薦的商品及服務,皆由編輯部依據PTT、Dcard等論壇評價及官方資訊進行排名。(2023-01-16更新)
以下將介紹挑會計軟體時需注意的6個要點,在購買商品前還請多加參考。
依企業的規模大小,需要處理的資料量有所不同,故請仔細了解下方的選購要點以選擇合適的軟體。
中小企業的人數從10人~100人以上都有,且資本額也有相當程度上的不同,因此若是使用了適用於大企業規模的軟體,可能就會有許多用不到的功能。有鑑於此,可依照公司的行業種類以及員工的人數,來挑選適合的會計軟體。
個人工作室、私人公司的會計帳務基本上多為銷售金額、經費、日期等簡單的紀錄,所以通常功能基本的軟體就能完成這些作業。再加上獨立工作者的預算相對有限,可盡量參考評價選出簡單又價格實惠的類型。
不論是傳統的買斷型或是近年流行的雲端型軟體,都有各自的優點,讀者可評估自身需求再選擇。
不同於雲端型,由於此類型的軟體將使用者資料存於電腦內,讓資料外流的可能性大幅降低。但是有心人士仍能夠藉由非法手段盜取電腦內的資料,因此需搭配安全防護軟體一起使用。
此外,使用買斷型會計軟體時可以依照自身使用習慣,來調整系統內的功能選單,使操作變得更加流暢。需注意的是許多此類型產品不適用 Mac 系統,且若電腦沒有內建硬碟機的話便難以安裝。不僅如此,有些軟體需登入後才能使用,無法在完全沒有網路的情況下開啟,挑選時都得將這些要件列入考量。
雲端型會計軟體通常會備有排解疑難、線上問答等功能,非常適合甫成立公司的新手老闆,以及規模較小的公司行號。因為是將資料存於雲端,不論是手機、平板和電腦都可以共用,在通勤時也能利用空閒時間操作,就算換了新的裝置也能輕鬆轉移數據。
另外,此類型的軟體通常會有試用期,可以嘗試多款再選擇最適合自己的一項。需注意的是雲端會計軟體的功能不比買斷型齊全,因此購入前還需先確認會使用到的功能是否都有具備。
不論是使用雲端型或買斷型的人都必須先確認自己平常使用的電腦、行動裝置的作業系統後再購入軟體,避免發生無法安裝的窘境。
買斷型會計軟體如其名,一次性將其使用權利買斷,不需支付其他費用,但是當現行的會計準則有變,必須將系統升級時,就會產生額外的升級費用;又或是想追加功能時也會產生其他的費用。雲端型則會即時更新至最新的版本,並且有月付和年付等方案讓使用者選擇。不過,通常想增加使用者人數或是追加額外功能時,還是會伴隨著額外的費用。
支出費用的參考值:
依據財稅務網站,每月銷售額超過20萬元者(年銷售額超過240萬元以上),具有相當經營規模,國稅局將核定其使用統一發票,而消費稅的稅率為5%。為此,選擇一款有統計消費稅項目、稅率等功能的會計軟體,就不需要人工一一登記甚至還要做成 EXCLE的表格,可以使作業更加有效率。
若是有聘請會計師處理部分財政事務,不妨選擇與跟對方相同的軟體,如此一來在轉移資料時較能萬無一失。另外也推薦雲端型會計軟體給上述使用者,因為可以共用雲端資料,節省相約見面開會的時間。
會計大師專業版除了支援基本的公司內帳務管理,更主打跨公司管理的便捷機能。系統最多可設定十家公司的專用參數,並且能在同一視窗中直接操作,不需要於不同介面間不斷跳進跳出。此外,系統也可與進銷存系統搭配,只要設定好參數後便能將進、銷貨單直接轉成傳票,省下手動輸入的麻煩。
比起同系列的實用版,專業版的自動化選項更為完整,而且能與公司現正使用的其他系統互相串聯,不只節省了人工輸入的麻煩,也減少人為失誤發生的機率,可說是迅速擴張事業的重要根基。
QBoss 所提供的 R2組合包,內容包括管理零售與倉儲以及公司帳務的系統,並且只要購入並取得授權,公司中的不同電腦便可透過區域網路串聯共享資料庫。而且多倉版還新增了還提供品名分類、多倉管理以及調撥作業等實用功能,方便分店之間進行業務交流。
其他如公司與銀行的往來,還有票據管理等機能也都包含在組合中;甚至連對內、對外的兩種系統都支援多國貨幣換算,可輕鬆應對國際往來之金流與物流,幾乎能囊括大部分的會計需求。
正航一號系列軟體可涵蓋所有公司必須的會計需求,並且內部設定同時適用於台灣與中國之稅務制度,因此若有跨境設立的公司據點,也只需準備一套軟體就能搞定;而且其還會自動判斷系統的語言環境,自動切換繁體或簡體。
此外,正航也提供語音教學、線上電子說明手冊等免費資源,幫助初學者快速摸清楚軟體的設定方式。最棒的是組合包中不僅包山包海,還特別將會計與帳務軟體各自獨立,對傳票、科目等設定自主性更高,能執行複製貼上減少重複輸入的麻煩,大大提升作業效率。
這套系統雖是以單機版的規格製作,但由於軟體不需安裝即可使用,平日可將資料庫與軟體儲存於硬碟或隨身碟中,自由選擇工作場地與電腦,軟體的應用廣度可媲美多機授權版。而且當軟體刪除後還不會留存任何紀錄於主機上,即使臨時無法使用公司的電腦,也可確保機密資料不外洩。
另外,不論是基本數據和會計作業之資料,都可直接拋轉至 Excel、Word、e-mail 另行編輯;而且系統還內建英文報表,方便使用者管理外商或外資。若沒有購買多機軟體的預算,這款會是相當不錯的省錢方案。
元欣所開發的這套會計系統,最大的特徵就是顯示畫面清晰,且欄目的設置與列印單據的格式幾乎零誤差,列印後的單據也帶有表格以便核對資料。而且在輸入介面中,廠商也將快捷功能整理成一條工作列,方便使用者隨時選用;加上每種表格都有一鍵複製功能,可在維持格式的前提下直接搬運內容,無須重複登打。
此外,報表格式也能以滑鼠拖曳的方式修改微調,操作手法和 Excel 有不少相似之處,習慣高自由度介面的使用者應該能快速上手。
有不少會計軟體會以圖像標示各種功能,但是鉅盛的 E化系列則是採用最原始的文字呈現,一來能讓不擅長理解圖示的人快速找到功能,二來也使介面看起來更整潔乾淨。而這款六合一套組中也具備所有作帳管理必須的系統與軟體,並且同時支援簡體與繁體中文,如果企業在中國也有設廠就能直接通用。
唯獨可惜的是票據輸入欄位缺乏色塊功能,每格僅以簡單的格線區別,當紀錄資料的欄位多或需要核對特性資料時,恐怕會感到較為吃力。當然,如果處理的帳務分類內容單純,便可以忽略這項小缺點。
元欣所推出的進銷存套組中,還包含了應付應收管理及業績毛利等進階系統,不僅能同時處理進貨與銷售的作業,也可執行許多整合帳務的工作。並且系統上提供永續盤存與定期盤存兩種方式,能詳實地記錄帳務變動以及實際存貨資訊,讓貨物管理變得更確實而有效率。
雖然與同系列的1號系統,相比又多了盤點精靈、歷史傳票精靈等功能,可惜售價也明顯昂貴許多,對於規模不大的自營業來說,可能會覺得有些機能稍嫌多餘。
購買會計軟體最大的困擾之一便是格式轉換,以及與其他管理系統間的溝通性。因此金梅推出這款多合一套組,無論是進銷存、報價採購,到總帳、票據管理等公司營運所需的基本性能通通都有,且不同軟體之間的資訊還可無痛轉移。只要做好參數設定,其他會計軟體就能直接取用資料並生成帳目與報表。
雖然它的介面觀感和操作性都不算頂尖,但是能以較低的價位購入溝通流暢的全套系統實屬難得,能替自營業省下草創時期的支出與管理人力。
雲太科技所推出的財務達人,是專門用來管理公司帳務與流動的系統套組,故不包含進銷存、毛利、業績等進階功能。乍看之下業務範圍較狹窄,但卻能滿足許多小公司的基本饋際需求。尤其商品的使用介面整齊而美觀,並以分明的顏色區分不同類別之功能,不用再從傳統樹狀圖中慢慢尋找。
然而好的設計自然不便宜,數千元的售價卻僅提供單機授權,對許多需要多台電腦管理的小企業來說是筆不小的開銷,比較適合業務規模較大的公司行號。
金梅推出的會計軟體雖然介面較舊,但基本的科目設定、傳票之生成與列印等功能都具備,系統還會根據使用者的需求,自動輸出試算表及損益表等各種報表。且超值包內還附贈應收與應付票據系統,可提醒作帳人員處理未辦之事項。
軟體更貼心設計成一鍵安裝,啟動時完全不需要做其他設定中,且軟體內也附有完整的互動式教學。不過因為報表需要從後台設定新參數才能修改,與其他軟體相比較不直覺,若不擅長使用電腦的話容易感到挫折。
或許看完了選購要點還是有一些疑問,本文除了以上提到的項目外,還幫讀者們整理了常見的疑難雜症,歡迎大家多多參考。
A:現在有許多專門為小公司設計的簡單雲端記帳軟體,讓負責人能夠輕鬆管理公司帳務。此外也有內建新手教學、線上專人服務等功能,不需會計背景也能輕鬆記帳。
A:大多數雲端軟體都附有試用期,只要在註冊時輸入信用卡資料,在一定期限內都能免費使用。需注意的是,若沒有在期限內解約,就會被扣除款項。
A:每套軟體所提供的使用人數不同,部分產品在增加使用者時需要另外加錢,且能夠增加的人數可能會有上限,還請在購買前仔細確認。若是公司成員眾多,不妨尋找沒有使用者人數上限的軟體。
除了以專業的會計系統管理公司帳務之外,從事相關工作的人多少也有需要即時計算的時候,這時若準備好一個專門的商用計算機便會更為便利。而除了實體產品之外,目前也有許多 App 具備同樣強大的計算功能,有興趣的話不妨繼續閱讀以下的文章。
在看完本⽂介紹後,是否有找到⼼儀的產品了呢?除了聘請專業會計師,許多私人公司、中小企業會選擇自己使用會計軟體記帳,除了節省一筆人事費用還能增加自身技能。因此希望讀者能透過本⽂說明並評估實際需求,順利找出理想的商品。
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