各種行業尤其是業務性質的工作,名片都是常會被用到的重要物品。只是當交換的名片數量越多,若沒有好好整理的話,需要時便可能越難以找出,甚至發生遺失的情形。為此推薦使用名片管理App,來幫助更快速地分類統整。只是市面上相關應用程式繁多,各款所標榜的功能也大相逕庭,往往讓人不知道該選擇哪一個下載。
因此,這次將以排名形式推薦各大人氣應用程式,並詳細說明名片管理App 的選購要點,無論手上的裝置為 iOS 或是 Android系統,都可以找到適合的一款。其中也有些可以跟電腦連動,有的則支援離線使用;更包攬了免費及付費的軟體,各位不妨多加比較各款的功能,以便篩選出最符合自身需求的 App。
傳播學系畢業,因對吉卜力工作室的熱愛而決定前往日本,目前東京生活邁入第5年。加入 mybest 後擔任編輯職位,對於遊戲、電影、美妝、日常用品等皆有興趣及研究熱忱,希望能透過對自身的鞭策將最值得信賴的資訊傳遞給讀者。
排行榜中所推薦的商品及服務,皆由編輯部依據PTT、Dcard等論壇評價及官方資訊進行排名。(2023-01-16更新)
在交際應酬或多人會議等商務場合,都會透過交換名片以擴大人脈,而在收到大量的名片時,便可透過專用的管理App 來做整理。其可將所收到的名片資訊統整於其中,且能透過檢索的方式確認,不會發生臨時需要卻找不到的狀況。另外,有的 App 還可跟公司同仁共用資訊,以便在離職、退休或交接時順利轉移,可發掘體驗的功能十分多元。
接下來將說明名片管理App 的選購要點,可針對自身的使用需求找出最適合的一款。
名片數據的儲存位置可分為內存和雲端兩種,對於不希望資訊保存於外部,或需要離線使用的人來說,內存式的 App 會是較理想的選擇。只是也要注意裝置的空間大小是否充裕,且會無法共享名片訊息,較適合作為個人或小團體的管理工具。
反之想與其他用戶分享資訊的讀者,便可下載不會占用手機內存空間的雲端式。但由於離線狀態時無法查看名片,故得配合自身的網路使用狀態評估。
將名片紙本轉換為數據保存的機制有兩種,一為透過光學字元辨識(OCR)自動辨識圖像內容,二則是讓專人手動輸入;另外也有同時支援兩者的類型。其中,透過 OCR 自動讀取圖像內容並轉換成文字的方式,很適合想要高效率完成輸入的讀者;只是因為光學掃描後的字碼不見得會準確,還需再自行檢查和更正。
至於另一種專人進行輸入的方式,是透過將名片圖檔傳送到伺服器端,透過人工確認將資訊數據化。雖然此類型多需要付費,且需要花一點時間等待完成,但比起完全由個人手動輸入仍會較有效率,且幾乎不會發生數據或內容出錯的問題,很適合工作較為忙碌的族群選用。
有些名片管理App 也有推出電腦版,能將手機中儲存的數據傳輸到電腦中,以更快速地整理收集到的資料。同時也可將電腦內已有的名片同步至行動裝置,特別在寄送郵件或新年賀卡時相當便利,下載前不妨多注意 App 的相關說明。
名片上通常會記載許多個人資料,因此需要特別注意安全和隱私性,尤其是以雲端方式儲存的 App,更須留意資訊外流的風險。為此有的名片管理App,可以將收集到的資訊加密保管,取用時必須輸入密碼才可瀏覽;另外有的則可限制來自不同 IP位置的訪問。下載前也可閱讀開發商資訊,確認是否有取得資料隱私保護標章等認證。
另外,部分應用程式會允許使用者發布自身名片在社群網站上,雖然此功能取決於自身的使用方式,但若不放心的話仍建議保持關閉會較為安全。
有的名片管理App 可與跟其他應用程式連結,來進一步提升工作的效率。舉例來說,若能與 Zoho、Salesforce 等客戶關係管理系統(CRM)連動,便可快速將合作夥伴的名片輸入;同時也有能和 Google聯絡人同步的 App,其便可省去手動輸入資料的麻煩。
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此款名片管理 App 為台灣科技公司蒙恬科技所開發,敏銳的 OCR 技術在選定辨識語言後進行掃描,名片資訊幾乎一次到位。與其他應用程式不同的是,除了自動辨識名片外, 還提供不同方式可以輸入名片資訊,例如徒法煉鋼的手動輸入,或從事先備份於 Dropbox、Google Drive 等雲端空間匯入等。
此外,匯出功能也絲毫不遜色,可匯出 XLSX、CSV、JPG、TXT 等多種檔案支援各種應用程式。通訊錄管理方面,更能夠偵測是否有重複、同名的聯絡人,加強了名片統整的功能。如果在找尋功能豐富且完善的應用程式,強力推薦此款名片管理 App。
名片全能王為許多企業以及商務人士愛用的名片管理 App,除了基本的透過手機拍照,即能精準掃描所有資訊並保存於通訊錄外,於輸入自己的名片後也可以生成 QRcode 讓交換名片時更加便利;也能建立與其他成員共享的團隊名片,提高同事間公事上的交流。更值得一提的是,名片儲存後點擊公司名即可查看相關資訊,輕鬆了解對方企業提高商業評估的效率。
不論是在管理名片、搜尋與評估企業資訊到聯絡客戶,此款 App 所提供的商業渠道連貫性佳,因此在商業 App 排行榜上更不難看到它的身影。
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此款名片管理 App 與名片掃描王功能大同小異,但在支援的語言上卻提供了更多元的選擇。在儲存名片資訊的同時,也能設定自動保存於手機內建的通訊錄。除此之外,iPhone 使用者還可以同步至 iCloud,不僅資料備份有多重保障,在其他設備也可透過雲端共享資訊。由於名片辨識率高,因而得到不少使用者讚賞及給予高評分。
另外,若欲分享名片資訊,除了可以利用電子郵件或簡訊,有使用 WeChat 的族群更能直接透過程式分享帶有名片資訊的 QRcode,讓對方只需掃瞄即可詳閱相關內容。
名片掃描王支援多種語言,除了繁體中文還可識別英語、日語、簡體中文,為國際貿易活躍的現代帶來便利。其識別技術精準且快速,即便在沒有連接網路的情況下仍然能有效辨識。此外,在掃描完畢後還可添加客戶照片、圖文或是備註,藉此完善相關資訊。如果升級訂閱,甚至能將所有名片整理匯出為 excel 檔。
這款 App 更是獲得華爾街日報、連線雜誌等國外媒體給予的高評價。另外,體貼的是可以先體驗後再決定是否訂閱,使用者便能先試用過後再評估是否要花錢使用。
為了不丟失名片,或是想要在茫茫的名片海中尋找所需資訊,可以使用 EventX 來管理所有名片。利用拍照掃瞄後,辨識系統會對名片上資訊進行蒐集,也能同時處理多張內容,在需要大量交換名片的場合中非常受用。而其排列順序主要是以新增日期為主,最特別的功能更是可以對每個聯繫人新增標籤或關鍵字,以輸入行業別或是標注潛力客戶。
利用上述功能可使名片歸類井然有序,有助於幫助使用者追蹤客戶,對於往後尋找時也能提高效率。如果有登入 EventX 帳號,在新增或刪除聯絡人時也會立即同步資料避免遺失。
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ABBYY 軟體公司以其最出名的 OCR 技術開發出此款名片管理App,能透過快速掃瞄辨識技術,將紙本文字轉換至數據資訊。除了名片上的基本資料輸入,還可添加如 Facebook、Skype 等其他社交軟體的聯繫方式。由於支援25種語言,便能輕鬆地輸入各國名片上聯絡人的資訊。
雖然該程式支援辨識繁體中文名片,但中文辨識技術仍不夠純熟,以至於大多資訊會需要手動更改,且使用介面目前只有提供英文版本,因此整體來說,國外客戶較多的使用者可能較為適用。
CardKeeper 的使用介面清爽,且儲存時不僅是將文字數位化更會以圖片方式保留,如此一來,搜尋時便能不費功夫地查看圖像且清楚明瞭。特別的是,將名片拍照存檔時可編輯圖片亮度對比或進行裁切,確保儲存影像清楚一致。此外,還貼心地附有備註欄可以輸入更多資訊。
如是 iPhone 使用者,更可透過 AirDrop 將名片訊息傳至其他使用者的裝置中或是備份雲端,保護資料更不易遺失。但目前掃描技術還無法辨識繁體中文,對於台灣市場來說略顯不足。
設計樣式宛如皮夾,使用體驗直覺好上手的 Mr.Card,其中的分類除了名片外,還有廣告、信用卡、證件等,讓使用者能像放入實體皮夾般的儲存、管理所有卡片。且該款程式的操作方式簡單,主要是以翻拍儲存卡片資訊,讓所有內容一目瞭然,即便是年紀稍大的長輩在使用上也不會有困難。
可惜的是,在科技發達及技術更新快速的現代社會中,沒有辦法透過雲端或是數據化儲存資訊,便容易使資料在更換手機、設備後遺失,造成不便。
如果在尋找簡易的名片管理 App,不妨參考 Master Scanner。雖然不如其他應用程式能將資訊內存於 App 中,但將名片掃描拍攝後可儲存至手機相簿、分享至社交軟體,抑或是用 OCR 技術讀取圖像中的文字資訊。如此一來,不必擔心應用程式內存空間不足,亦能解決需要花費才能讀取多張名片的困擾。
但無法加以備註其他訊息,或是使用群組分類名片,可能會使聯絡人資訊補充不完善,近一步導致往後管理上的不方便,而需於花時間於相簿內尋找所需的名片。
此款名片管理 App 主要以拍照掃描方式,輕鬆識別名片上的資料,即使有辨識失誤的內容也可手動修改保存。而在輸入名片的同時也會將資訊導入 App 中的通訊錄,雖然不是與手機內建的電話簿整合,但想聯繫客戶時仍可透過此通訊錄為捷徑,直接撥打聯絡電話。
儘管訂閱後可以不限次數掃描名片,且操作介面簡單好上手,但比較遺憾的是目前還沒有繁體中文版本而是簡體中文,辨識成功率也尚待加強。
看完以上的選購要點後,或許初次接觸的讀者對於使用方面還有些疑問。有鑑於此,以下也一併整理出幾個常見的問答集,不妨下載之前先瀏覽看看,相信將有助於釐清問題。
A:普遍來說,通常2~4秒左右就能讀取完一張名片,對一般工作用途應已足夠。但如果像是經常有交換名片需求的業務人員,或是有大量名片要電子化的公司行號,考慮付費請專人處理將更有效率,並且也不會有免費版本30~50張的掃描限制。
A:目前許多軟體都能直接將掃描後的名片儲存在手機通訊錄,甚至可以與既有聯絡人的資訊整合,避免重複內容。此外,少數 App 還支援 Google 聯絡人的同步更新,善加利用就能讓電子郵件的寄送更方便。
A:如果選用的 App 本身支援雲端備份功能,通常只要在新手機上登入同個帳號就會同步資料,並不需要花時間處理匯出、匯入的步驟。
雖然透過 App 將資訊輸入手機了,但實體的名片仍建議要妥善管理,以防數據不小心消失時得重新掃描的可能性。以下便同時提供名片簿及收納盒的介紹,各位不妨一併挑選購入,讓名片的整理更加輕鬆喔!
這次詳細說明了名片管理App 的選購要點,並推薦了各式不同的人氣應用程式。透過這類型的軟體,即可更有效率地管理名片資訊,不用再擔心將重要客戶或合作夥伴的資料弄丟的窘境。加上各款 App 也標榜著不同的功能,如果有在使用能與其連動的相關軟體,也可優先嘗試讓工作過程更加順利喔!
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